Pięciominutowy test wytrzymałości – Test wytrzymałości – Pisanie w pracy

Połóż palce na rzędzie podstawowym, a potem wpisz pierwsze T, aby zacząć.

Temat: Przekazanie spraw związanych z przeprowadzką biura. Dzień dobry wszystkim, jak większość z was wie, od piątku jestem na urlopie rodzicielskim, a od poniedziałku przeprowadzką biura pokieruje Joanna Kaczmarek. W tej notatce opisuję, na jakim etapie jest projekt, co jeszcze zostało do zrobienia i do kogo zwracać się w poszczególnych sprawach. Przeczytajcie ją, proszę, przed naszą rozmową w czwartek o 10:30 i przyślijcie mi pytania do końca dnia.⏎
Gdzie jesteśmy. Umowę najmu nowego piętra przy ul. Portowej 214 podpisaliśmy 3 marca, a wynajmujący potwierdził, że klucze będą gotowe 28 kwietnia. Prace wykończeniowe są gotowe w około 85%. Biurka, krzesła i szafy dotarły w zeszłym tygodniu; w salach konferencyjnych brakuje jeszcze ekranów, a kuchnia czeka na ostateczny odbiór instalacji elektrycznej. Całkowity budżet wynosi 740 000 zł, z czego wydaliśmy lub zarezerwowaliśmy już 652 300 zł, co zostawia 87 700 zł na nieprzewidziane wydatki.⏎
Harmonogram. Przeprowadzamy się w trzech grupach, tak aby helpdesk i dział sprzedaży nigdy nie były niedostępne w tym samym czasie. Grupa A (finanse, dział prawny i kadry) pakuje się 4 maja i od 6 maja pracuje już na nowym piętrze. Grupa B (sprzedaż i marketing) przenosi się 8 maja. Grupa C (operacje i helpdesk) przeprowadza się na końcu, w weekend 9-10 maja, bo jej telefony i serwery wymagają najwięcej uwagi. Każda grupa ma osobę odpowiedzialną, a te osoby spotykają się w każdy wtorek o 9:00 aż do zakończenia przeprowadzki.⏎
IT i sprzęt. Sieć w nowym biurze została przetestowana, a Wi-Fi obejmuje wszystkie pomieszczenia poza małym magazynkiem na zapleczu, w którym nie jest potrzebne. Laptopy przenoszą ich użytkownicy; komputery stacjonarne, drukarki i dwa duże plotery przewiezie zespół IT. Opiszcie każdy kabel i każdą ładowarkę swoim imieniem, nazwiskiem i numerem biurka. Wszystko, co po 11 maja zostanie bez opisu, trafi na dwa tygodnie do kartonu z napisem "do odbioru" w punkcie podawczym.⏎
Sprawy otwarte. Trzech spraw nie udało mi się zamknąć przed wyjazdem. Po pierwsze, parking: budynek ma 40 miejsc dla 65 osób, więc potrzebujemy sprawiedliwych zasad podziału, a Joanna ma już projekt regulaminu. Po drugie, stare biuro musi zostać opróżnione i posprzątane do 31 maja, inaczej zapłacimy czynsz za kolejny miesiąc (49 600 zł netto). Po trzecie, dwóch dostawców nie przysłało jeszcze faktur końcowych. Nie akceptujcie żadnej faktury za przeprowadzkę bez sprawdzenia jej z listą zamówień w folderze współdzielonym.⏎
Kontakty. W sprawach budynku dzwońcie do Tomasza Walczaka z działu administracji, wewn. 4417. Sprawy IT zgłaszajcie jak zwykle w systemie zgłoszeń z dopiskiem "przeprowadzka", żeby trafiły do właściwej kolejki. O budżet i faktury pytajcie Grażynę Lis z księgowości, tel. 61 852 44 17. We wszystkich pozostałych sprawach od poniedziałku pierwszą osobą do kontaktu jest Joanna, która ma pełne pełnomocnictwo do podejmowania decyzji w moim imieniu podczas mojej nieobecności.⏎
Na koniec. Przeprowadzka biura to długa lista drobnych zadań, które muszą się wydarzyć we właściwej kolejności, i jak dotąd każde z nich zostało wykonane na czas. To wasza zasługa: wszystkich, którzy spakowali się wcześniej, szybko odpowiadali na pytania i przez sześć tygodni znosili hałas na piętrze. Szkoda, że ominie mnie pierwsza kawa w nowej kuchni, ale wiem, że przeprowadzka jest w bardzo dobrych rękach. Dziękuję i do zobaczenia latem.⏎
Plan na ten tydzień. Poniedziałek: razem z Joanną omawiamy wszystkie otwarte sprawy. Wtorek: osoby odpowiedzialne za grupy potwierdzają listy rzeczy do spakowania i liczbę potrzebnych skrzyń. Środa: IT rozsyła etykiety na kable i plan rozmieszczenia biurek. Czwartek: nasza rozmowa o 10:30, a potem krótka wizyta na nowym piętrze dla chętnych. Piątek: mój ostatni dzień; pierwsze skrzynie wyjeżdżają na ul. Portową o 16:00. Z pozdrowieniami, Piotr Zawadzki